Module de Service

MODULE DE GESTION DES SERVICES ET DE L'ATELIER : EXCELLENCE OPÉRATIONNELLE TECHNIQUE

Pour une flotte ou un service agréé, l'unité la plus critique est le Module de Service, le cœur de l'opération. Ce module gère avec une précision mécanique l'ensemble du processus, depuis l'entrée d'un véhicule dans le service après-vente jusqu'à sa livraison après le dernier test de contrôle qualité. Il élimine complètement les formulaires papier, les factures perdues et l'incertitude quant à "quelle pièce a été installée où".

1. GESTION DES ORDRES DE TRAVAIL (WORK ORDER) DE BOUT EN BOUT

La pierre angulaire de l'opération de service est l'ordre de travail. Le système suit chaque demande avec un numéro d'ordre de travail unique.

• Enregistrement et Acceptation Numériques : Lorsque le véhicule arrive en service, une expertise externe (rayures sur la carrosserie, niveau de carburant, etc.) est effectuée via une tablette, et l'approbation du client/responsable de la flotte est obtenue numériquement.
• Correspondance des Plaintes et des Demandes : Les plaintes du conducteur (par exemple : "un bruit provient du train avant") et les actions que le technicien doit effectuer sont liées dans le système.
• Suivi de l'État de l'Ordre de Travail : Le flux de travail instantané est surveillé avec des statuts tels que "En attente", "Pièce en attente", "En réparation", "Essai routier" et "Terminé".

2. MAINTENANCE PÉRIODIQUE ET INTERVENTION PRÉVENTIVE

N'attendez pas la panne, anticipez-la. Le module de service fonctionne sur une base calendaire et d'utilisation pour prolonger la durée de vie mécanique des véhicules.

• Planificateur de Maintenance Dynamique : Des cartes de maintenance périodique basées sur le kilométrage, les heures de fonctionnement ou les jours sont créées. Le système génère automatiquement des demandes de rendez-vous pour les véhicules dont la maintenance approche.
• Gestion de la Maintenance Lourde : Des projections spéciales sont proposées pour les opérations à grande échelle telles que le remplacement de la courroie de distribution, la révision de la transmission et la rectification du moteur.
• Historique de Maintenance Rétrospectif : L'accès à l'ensemble de l'historique, jusqu'à savoir quelle marque d'huile a été utilisée dans quel service il y a 5 ans, est accessible en un seul clic.

3. GESTION DES PIÈCES DE RECHANGE ET DES STOCKS

Le plus grand capital de l'atelier est les pièces en stock. Le module gère votre entrepôt comme un coffre-fort bancaire.

• Intégration des Codes-barres et des Codes QR : Chaque pièce (filtres, plaquettes, capteurs) entre dans le système avec un code-barres et sa sortie est effectuée avec l'ordre de travail. Avec le support du terminal portable, l'inventaire prend quelques secondes.
• Alertes de Stock Critique : Lorsque le niveau de stock descend en dessous de la limite définie, le système génère automatiquement une demande d'achat.
• Gestion des Pièces Équivalentes : Comparaison prix/performance et suivi des stocks des pièces de rechange ou équivalentes compatibles avec la pièce d'origine.

4. PRODUCTIVITÉ DES TECHNICIENS ET DE LA MAIN-D'ŒUVRE

Ce qui détermine la capacité de service est la performance "homme/heure".

• Affectation des Techniciens : L'ordre de travail est attribué automatiquement ou manuellement au technicien en fonction de son domaine d'expertise (électricité, mécanique, carrosserie).
• Étude des Temps : Le technicien scanne le code-barres au début et à la fin du travail. Le "temps de réparation standard" est comparé au "temps de réparation réel" et un rapport de productivité est établi.
• Notation de la Maîtrise : Les taux de retour (re-work) basés sur le technicien sont suivis. Les véhicules qui reviennent peu de temps après pour la même panne génèrent une alerte dans le système.

5. GESTION DES DOSSIERS DE GARANTIE ET D'ASSURANCE

Facturer la charge financière au bon endroit est la clé de la santé financière.

• Suivi de la Garantie du Fabricant : Les périodes de garantie basées sur les pièces sont surveillées. Les processus de facturation au fabricant des pièces remplacées sous garantie (gestion des réclamations) sont gérés via le système.
• Intégration Assurance et Casco : Un dossier d'assurance est ouvert pour les réparations d'accident ; les rapports d'expertise, les listes de pièces approuvées et le suivi des paiements sont effectués à partir du module.
• Processus de Recours : Les fichiers de preuves nécessaires pour le recours au fournisseur concerné en cas de dommages dus à une pièce ou à une main-d'œuvre défectueuse sont archivés ici.

6. SUIVI DES SERVICES EXTERNES ET DES SOUS-TRAITANTS

Les processus de service externe sont gérés pour les opérations qui ne peuvent pas être effectuées dans votre propre atelier (par exemple : révision de pompe, réparation de sellerie spéciale).

• Suivi de la Main-d'œuvre Externe : Le processus d'aller-retour du véhicule au service externe, le coût du service externe et les calculs de marge bénéficiaire à ajouter.
• Performance du Fournisseur : Délai de livraison et score de qualité des services externes.

7. ANALYSE DES COÛTS ET RAPPORTS DE RENTABILITÉ

Le service ne doit pas être un centre de coûts, mais un centre de profit.

• Rentabilité par Ordre de Travail : Analyse du coût des pièces utilisées + coût de la main-d'œuvre + part des frais généraux vs. montant de la facture.
• Taux d'Occupation de l'Atelier : Pourcentage d'utilisation de la capacité de service sur une base quotidienne, hebdomadaire et mensuelle.
• Analyse du Temps Perdu : Identification des durées d'inactivité dues à l'attente de pièces ou à l'attente d'approbation.

8. CONTRÔLE QUALITÉ ET PROCESSUS DE LIVRAISON

La dernière étape qui réduit à zéro la marge d'erreur une fois la réparation terminée.

• Application de la Liste de Contrôle : Avant la livraison du véhicule, les contrôles standard à effectuer (niveau d'huile, serrage des boulons de roue, réglage des phares, etc.) doivent être approuvés dans le système avant que l'ordre de travail puisse être fermé.
• Information Client/Conducteur : Une fois la réparation terminée, une notification automatique par SMS ou e-mail "Votre véhicule est prêt" est envoyée à la personne concernée.
• Archive Numérique : Les photos des anciennes pièces remplacées et un relevé détaillé des opérations effectuées sont présentés numériquement au client.

9. SERVICE MOBILE ET ASSISTANCE ROUTIÈRE

Infrastructure mobile entièrement intégrée pour les équipes de terrain.

• Gestion des Équipes de Terrain : Position des véhicules d'assistance routière et orientation de l'équipe la plus proche vers le véhicule en panne.
• Ordre de Travail Mobile : Transmission instantanée au centre par le technicien des opérations effectuées sur le terrain et des pièces utilisées à partir de la tablette.

10. CONFORMITÉ LÉGALE ET SANTÉ ET SÉCURITÉ AU TRAVAIL

Gestion des risques dans l'environnement de l'atelier.

• Gestion des Déchets : Enregistrement des formulaires d'élimination de l'huile usagée, des batteries et des pièces conformément à la législation en vigueur.
• Étalonnage des Équipements : Suivi des dates d'étalonnage et d'inspection périodiques des équipements de service (élévateurs, compresseurs, appareils de mesure).