Servicemodule

SERVICE- EN WERKPLAATSBEHEERMODULE: TECHNISCHE OPERATIONELE UITMUNTENDHEID

Voor een wagenpark of erkende service is de meest kritieke eenheid het Servicemodule, het hart van de operatie. Deze module beheert het hele proces met mechanische precisie, van het moment dat een voertuig de servicepoort binnenkomt tot het moment dat het de laatste kwaliteitscontrole test doorstaat en wordt afgeleverd. Het elimineert volledig papieren formulieren, verloren facturen en de onzekerheid van "welk onderdeel waar is geïnstalleerd".

1. END-TO-END WERKORDERBEHEER

De hoeksteen van de service operatie is de werkorder. Het systeem houdt elk verzoek bij met een uniek werkordernummer.

• Digitale Registratie en Acceptatie: Wanneer het voertuig ter reparatie wordt aangeboden, wordt via een tablet een externe expertise (krassen op de carrosserie, brandstofniveau, enz.) uitgevoerd en wordt de goedkeuring van de klant/wagenparkbeheerder digitaal verkregen.
• Matching van Klachten en Verzoeken: Klachten van de bestuurder (bijv. "geluid van de voorwielophanging") en de acties die de technicus zal uitvoeren, worden in het systeem aan elkaar gekoppeld.
• Status Tracking van Werkorders: De real-time workflow wordt bewaakt met statussen zoals "In behandeling", "Wachten op onderdelen", "In reparatie", "Testrit" en "Voltooid".

2. PERIODIEK ONDERHOUD EN PREVENTIEVE INTERVENTIE

Wacht niet op de storing, anticipeer erop. De servicemodule werkt op basis van kalender en gebruik om de mechanische levensduur van voertuigen te verlengen.

• Dynamische Onderhoudsplanner: Periodieke onderhoudskaarten worden gemaakt op basis van kilometers, bedrijfsuren of dagen. Het systeem genereert automatisch afspraakverzoeken voor voertuigen waarvan de onderhoudstijd nadert.
• Zwaar Onderhoud Beheer: Biedt speciale projecties voor grootschalige operaties zoals distributieriem, transmissierevisie en motorrevisie.
• Retrospectieve Onderhoudsgeschiedenis: Met één klik toegang tot het volledige verleden van het voertuig, tot aan welke olie van welk merk 5 jaar geleden in welke service is gebruikt.

3. RESERVEONDERDELEN- EN VOORRAADBEHEER

De grootste troef van de werkplaats is het onderdeel in voorraad. De module beheert uw magazijn als een bankkluis.

• Barcode- en QR-code Integratie: Elk onderdeel (filters, remblokken, sensoren) komt het systeem binnen met een barcode en wordt vrijgegeven met een werkorder. Met de ondersteuning van een handterminal duurt het inventariseren slechts enkele seconden.
• Kritieke Voorraadwaarschuwingen: Wanneer het voorraadniveau onder de vastgestelde limiet daalt, genereert het systeem automatisch een aankoopaanvraag.
• Onderdeel Equivalent Beheer: Prijs/prestatie vergelijking en voorraadbeheer van aftermarket of equivalente onderdelen die compatibel zijn met het originele onderdeel.

4. TECHNICUS- EN ARBEIDSEFFICIËNTIE

Wat de servicecapaciteit bepaalt, is de "man/uur" prestatie.

• Technicus Toewijzing: De werkorder wordt automatisch of handmatig toegewezen aan het expertisegebied van de technicus (elektriciteit, mechanica, carrosserie).
• Tijdstudie: De technicus scant de barcode bij aanvang en beëindiging van de werkzaamheden. De efficiëntie wordt gerapporteerd door de "standaard reparatietijd" te vergelijken met de "daadwerkelijke reparatietijd".
• Vakmanschap Score: De re-work percentages op basis van de technicus worden bijgehouden. Voertuigen die snel terugkeren voor dezelfde storing geven een waarschuwing in het systeem.

5. GARANTIE- EN VERZEKERINGSDOSSIERBEHEER

De financiële last op de juiste plaats factureren is de sleutel tot financiële gezondheid.

• Fabrieksgarantie Tracking: De garantieperiodes op basis van onderdelen worden bewaakt. De processen voor het factureren van onderdelen die onder de garantie zijn vervangen aan de fabrikant (claimbeheer) worden via het systeem uitgevoerd.
• Verzekerings- en Casco Integratie: Bij schadeherstel wordt een verzekeringsdossier geopend; expertiserapporten, goedgekeurde onderdelenlijsten en betalingsopvolgingen worden uitgevoerd vanuit de module.
• Verhaals Processen: De benodigde bewijsstukken voor het verhalen van schade als gevolg van defecte onderdelen of arbeid op de betreffende leverancier worden hier gearchiveerd.

6. EXTERNE SERVICE EN ONDERAANNEMER TRACKING

Voor processen die niet in uw eigen werkplaats kunnen worden uitgevoerd (bijv. pomprevisie, speciale bekleding reparatie) worden externe serviceprocessen beheerd.

• Externe Arbeid Tracking: Het proces van het voertuig dat naar de externe service gaat en terugkeert, de externe servicekosten en de berekeningen van de winstmarge die erop moet worden toegevoegd.
• Leveranciersprestaties: De levertijd en kwaliteitsscore van externe services.

7. KOSTENANALYSE EN WINSTGEVENDHEIDSRAPPORTEN

Service moet geen kostenplaats zijn, maar een winstcentrum.

• Winstgevendheid per Werkorder: Analyse van de factuurbedrag vs. gebruikte onderdeelkosten + arbeidskosten + algemene kosten aandeel.
• Werkplaats Bezettingsgraad: Het percentage van het gebruik van de servicecapaciteit op dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse basis.
• Verloren Tijd Analyse: Identificatie van inactieve periodes als gevolg van het wachten op onderdelen of het wachten op goedkeuring.

8. KWALITEITSCONTROLE EN LEVERINGSPROCES

De laatste fase die de foutmarge reduceert tot nul wanneer de reparatie is voltooid.

• Checklist Toepassing: Voordat het voertuig wordt afgeleverd, kunnen de standaardcontroles (oliepeil, wielmoeraansluiting, koplampafstelling, enz.) niet worden gesloten zonder goedkeuring in het systeem.
• Klant/Bestuurder Informatie: Wanneer de reparatie is voltooid, wordt een automatische SMS of e-mail met de melding "Uw voertuig is klaar" naar de betreffende persoon verzonden.
• Digitaal Archief: Foto's van de vervangen oude onderdelen en een gedetailleerd overzicht van de uitgevoerde werkzaamheden worden digitaal aan de klant gepresenteerd.

9. MOBIELE SERVICE EN PECHVERHELPING

Volledig geïntegreerde mobiele infrastructuur voor veldteams.

• Veldteams Beheer: De locatie van de pechhulpvoertuigen en de verwijzing van het dichtstbijzijnde team naar het defecte voertuig.
• Mobiele Werkorder: De technicus geeft de werkzaamheden en onderdelen die hij in het veld heeft gebruikt direct via de tablet door aan het centrum.

10. WETTELIJKE VOORSCHRIFTEN EN ARBO-CONFORMITEIT

Het beheer van de risico's in de werkplaatsomgeving.

• Afvalbeheer: De registratie van afgewerkte olie-, accu- en onderdelenverwijderingsformulieren in overeenstemming met de wetgeving.
• Apparatuur Kalibratie: Het bijhouden van de periodieke kalibratie- en inspectiedata van de serviceapparatuur (liften, compressoren, meetapparatuur).